| Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bilden die zentrale Plattform zur Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die in Papier- oder auch elektronischer Form vorliegen. |
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Ziel dabei ist die Einteilung der Dokumente in eine Archivstruktur, das schnelle Auffinden dieser Informationen und eine optimale Steuerung des Dokumentenflusses anhand sogenannter Workflows.
Dokumente können dabei Rechnungen, Angebote, Brief- und Faxkorrespondenz sowie auch E-Mails und Word-Dokumente, etc. sein.
Das DMS ELOprofessional als ElektronischerLeitzOrdner deckt als etabliertes und modernes DMS-Softwareprodukt alle Anforderungen in diesem Bereich ab. ELO kann dabei als alleinstehende Softwarelösung genutzt werden, sowie auch als integrierte Lösung in bestehnde Applikationen.
Darüber hinaus kann durch eine Integration in eine bestehnde Softwarelandschaft (ERP, E-Mail, Office, etc.) und Nutzung von Barcode-Techniken der effizienteste Nutzen im Sinne der Informationserfassung und dem Wiederauffinden erzielt werden.
Hier bietet ELOprofessional zahlreiche Schnittstellen und Komponenten um der Vielzahl an individuellen Anforderungen gerechet zu werden.
Inway mit tiefem Prozess Know-How im DMS und ERP Bereich setzt dabei gemeinsam mit dem Kunden seine passende Lösung um.
Funktionen von ELOprofessional:
- Papierarchivierung von gescannten Dokumenten mit automatischer OCR-Erkennung
- E-Mail-Archivierung und Dateiarchivierung (PDF, Word, etc.)
- Automatische und manuelle Verschlagwortung
- Volltextsuche
- Barcodeerkennung und Umschlüsselung
- Aktenschrank und Ordnerstruktur wie in gewohnter Weise abbildbar
- Grafischer Workflow mit mehrstufigem Eskalationsmanamgent
- Stempel, Notizen und Versionierung der Dokumente
Weitere Funktionen sind in dem FactSheet Funktionsübersicht beschrieben.
Vorteile von ELOprofessional:
- Gleichzeitiger Zugriff auf alle Geschäftsdokumente unabhängig von Ort und Zeit
- Schnelles Auffinden aller aktuell benötigten Dokumente
- Transparenz in den Prozessen: Wer hat wann ein Dokument bearbeitet, eine Kundenakte weitergeleitet oder einen Beleg genehmigt
- Rechtskonforme Archivierung: Verzicht auf das Papierarchiv, damit Einsparung von benötigtem Archivierungsplatz und Einhaltung aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Beschleunigung von Prozessen durch elektronische Workflows und automatische Verschlagwortung von Dokumenten
Leistungen von Inway:
- Beratung (Einführungsvorgehen, Prozesse, Integration in bestehende Systeme, gesetzliche Anforderungen in der Praxis, Workflow, etc.)
- Implementierung (Konfiguration, Masken, Scripts, Anbindung an bestehende ERP/CAD Systeme)
- Projektmanagement (u.a. SureStep)
- Dynamics AX und ELO
- Datenübernahme
- Schulungen